Zakupy i PR – czy może to być związek udany…?

Jest taka szansa, ale wymaga to nieco pracy.

Edukacja – pierwszy element jaki nasuwa się, to konieczność edukacji wszystkich zaangażowanych w proces przetargowy stron (tj. Zakupów, Klienta wewnętrznego oraz Agencji). W przypadku Zakupów nacisk należałoby położyć w szczególności na rozróżnienie i zrozumienie usług z ramienia marketingu i komunikacji. Każdy specjalista ds. zakupów powinien znać specyfikę pracy i przygotowywania projektów w agencji reklamowej, eventowej, brandingowe, domu mediowym, produkcyjnym i wreszcie w PR. Bo to różne usługi. Stosowne byłoby stworzenie zespołów roboczych dedykowanych poszczególnym usługom (reklamowym, eventowym, PR-owym itp.), które wypracują stosowne modele a w konsekwencji ułatwią pełne zrozumienie specyfiki nabywanych usług. Ułatwi to Zakupom porównywanie w ramach jednego przetargu dostarczonych koncepcji i rozwiązań oraz pozwoli właściwie dobierać agencje zapraszane do przetargów. „Obiektywizacja kryteriów oceny” może nastąpić tylko w wyniku wypracowania odpowiednich standardów jeśli chodzi o wiedzę i znajomość specyfiki zamawianych usług.

Proces przetargowy – konieczne jest opracowanie modelu procesu przetargowego, który będzie uwzględniał interesy obu stron, nie tylko klienta, czyli:

  1. jasno i racjonalnie określone cele i oczekiwania przekazywane w tym samym czasie wszystkim zaproszonym (najlepszej jakości brief – jako klucz na etapie przygotowywania przetargu),
  2. wymagania klienta na wstępnym etapie przetargowym nie mogą uwzględniać konieczności przygotowania całościowych strategii i planów. Zdarza się to bardzo często i niestety wielokrotnie ma znamiona zbierania pomysłów i koncepcji, tym bardziej, iż zdarza się, że po zebraniu tychże koncepcji przetarg jest odwoływany. Niepokój budzą klauzule typu: „Zapytanie ofertowe należy traktować jako rozeznanie rynku i nie musi prowadzić do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny”.
  3. odpowiedni harmonogram, odpowiedni czas. Wielokrotnie mówione było w dyskusjach na ten temat, że czas to jakość . Adekwatny czas na przygotowanie propozycji do przetargu to korzyść dla klienta. Przysłowiowe „4 dni” to fatalne rozwiązanie dla wszystkich uczestników postępowania. Kalendarz przebiegu przetargu powinien być jasno przedstawiony na wstępie i przestrzegany.
  4. przejrzystość oceniania i przebiegu procesu czyli: zapanowanie po stronie klienta nad często rozwleczonymi w czasie postępowaniami bez końca; zaprezentowanie składu zespołu przetargowego po stronie klienta z uwzględnieniem i Zakupów i Klienta Wewnętrznego (od momentu briefu, który jest kompletny i ostateczny do momentu wyboru ostatecznej oferty.) Agencja ma prawo wiedzieć kto określa zapotrzebowanie, ocenia , kto ostatecznie decyduje. Ważna jest też możliwość efektywnego komunikowania się w trakcie postępowania – dopytania, wyjaśnienia.
  5. utajnianie organizacji przetargu. Jest to element, który często zdarza się i dotyczy stosowania jednostronnych regulacji przetargu w zakresie poufności, ograniczających się do całościowego zakazu informowania kogokolwiek o udziale w danym przetargu. Zapisy w zakresie oczekiwanej poufności powinny dotyczyć merytorycznej treści przetargu.

 

Cena – podczas wielu rozmów z przedstawicielami Zakupów wielokrotnie padało stwierdzenie, że „rozliczanie wg, stawek godzinowych jest najgorsze z możliwych”. Jest to jednak nieodzowny element ceny, przynajmniej w zakresie doradztwa PR , bo jest to doradztwo. Kupuje się czas doradczy, nie czas na „zrobienie ulotki” . Przysłowiowa ulotka to produkt, czas doradczy, to czyjaś wiedza i doświadczenie – pewien poziom eksperckości i musi on być stosownie wyceniony na poziomie juniorskim i seniorskim. Budując zespół projektowy klient musi zdawać sobie sprawę, że uzyskanie właściwego doświadczenia zespołu projektowego jest kwestią odpowiedniej ceny. Warto spojrzeć tu na model firm consultingowych prawnych czy podatkowych , gdzie efektywny zespół doradczy składa się z osób o różnym poziomie doświadczenia , a każda z nich jest inaczej wyceniana.

Z ceną związany jest też ważny dla PR temat obniżania, usztywniania budżetów  i wybierania często agencji, która nieważne jaką jakość dostarczy, byleby tanio. To może okazać się dość karkołomne dla agencji , która przyjmuje taką ofertę ale też dla klienta, bo jakość powstała z takiej współpracy może być zdecydowanie wątpliwa.

Przetargi na usługi komunikacyjne, kupowanie usług komunikacyjnych to dość dziwne zakupy, kupuje się coś niematerialnego, odwleczonego w czasie, tym bardziej więc warto poświęcić nieco czasu na sprawne wypracowanie odpowiednich standardów aby współpraca pomiędzy Zakupami i PR nie była trudną relacją skazania na siebie, a związkiem trwałym i udanym.

 

Autor: Barbara Pałdyna

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Reklamy
%d blogerów lubi to: